Reuniones del Máximo Órgano Social en sesión ordinaria o extraordinaria

Las sociedades colombianas en sus estatutos, preferirán la adopción de mecanismos que garanticen los derechos de sus asociados y su trato equitativo en la realización de las reuniones del Máximo Órgano Social ordinarias o extraordinarias. Los estatutos de las sociedades contemplarán por lo menos los siguientes aspectos:

Convocatoria: Sin perjuicio de los requisitos legales, la convocatoria a la reunión del máximo órgano social podrá hacerse de la siguiente forma:

(i) Cuando en la junta o asamblea general de asociados se sometan a aprobación estados financieros, procesos de reorganización empresarial y operaciones comerciales importantes para la sociedad se remitirán los anexos correspondientes a los asuntos a tratar.

(ii) Las sociedades podrán convocar a sus asociados por medios electrónicos, fax, correo certificado y en general por cualquier medio idóneo que garantice su conocimiento de la reunión.

Agenda: La agenda deberá hacerse llegar a los asociados antes de la realización de la reunión del máximo órgano social. Las sociedades colombianas procurarán no incluir el rubro "otros" en la agenda en mención para efectos de que los asociados puedan tomar decisiones informadas.

Mecanismos de representación y votación : Las sociedades promoverán mecanismos para que los asociados puedan votar a través de representantes, puedan hacer reuniones no presenciales y puedan votar a distancia. Se prohíbe delegar en miembros de la administración la representación en las reuniones salvo en los casos de representación legal.

Revelación de información : Los asociados podrán formular preguntas durante la reunión del máximo órgano social y cuando lo consideren pertinente al Revisor Fiscal, al Contador y a la Junta Directiva.

Mayorías Calificadas : Las sociedades promoverán el establecimiento en sus estatutos de mayorías calificadas de por lo menos el 70% del capital social, para la aprobación de procesos de reorganización empresarial (fusiones, escisiones, transformaciones).